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Par yasmine.kasbi@estinnes.be le 1 février 2009 dans Boite à outils et logiciels | Communiquer efficacement

Les outils collaboratifs

Récemment, de nombreux EPN de la région wallonne se sont rejoint dans Google document pour un partage des différents supports qu'ils utilisent dans le cadre des formations données. Belle initiative que voilà qui nous rend tous, animateurs, plus riches de connaissances et nous permettent des approches différentes en matière pédagogique.

Après une remarque de l'un de mes collègues animateur sur ce bel outil qu'est Google document et se demandant s'il en existait d'autres, je me suis dit qu'il serait intéressant de tenter de répertorier ce qui existe en matière de travail collaboratif d'autant plus que j'avais déjà travaillé sur le sujet afin de trouver une solution Intranet pour éviter les doublons en réseau qui font surcharge mais aussi pour gagner du temps.

Le travail collaboratif est un outil de plus en plus croissant. Accéder à ses données n'importe où et pouvoir travailler à plusieurs sur un même document devient de plus en plus courant.

D'ailleurs sur epn-ressources.be, on en parle depuis ses débuts dans nombreux articles :

Nombreux outils sont existants et j'ai opté ici sur ce qui s'offre à nous gratuitement. Cette liste est évidemment loin d'être exhaustive, n'hésitez donc pas à la compléter.

PhpCollab est un gestionnaire de projet Open source qui vous permet d'affecter aux différents membres les tâches et sous tâches. Il vous permet de recevoir des notifications par mail de toutes modifications ou événements, d'établir un planning et d'avoir un aperçu de l'état d'avancement sous forme graphique.
Un gestionnaire de fichier vous permet de stocker des fichiers liés au projet et d'y ajouter vos commentaires. Un forum est assigné pour chaque projet ainsi qu'un calendrier permettant de faire évoluer le projet ainsi que des signets permettant de créer un annuaire de liens communs aux membres.
Un moteur de recherche permet également de retrouver facilement et rapidement n'importe quel type d'élément, que ce soit un contact, une tâche ou encore un projet.

Google Docs nous offre nombreuses fonctionnalités et combinaisons possibles et a cet avantage de pouvoir être utilisé avec d'autres outils tels que Gmail, Agenda, Google photo Google Maps, Google Reader, Google groupes, Google talk ou à l'intérieur même de Google Apps. Il ne permet pas la gestion de projet, il faut pour cela se diriger vers Google Sites.
Il vous permet de partager des documents soit en lecture, soit en collaboration. Ce dernier permettant l'affichage et la modification par plusieurs utilisateurs en même temps. Toutes modifications vous sont indiquées ainsi que son auteur et le moment.
Vous pouvez importer des pdf, des documents Word, Excel et Powerpoint ou en Open document, du html ou texte brut, enregistrer des fichiers sous un autre format, les publier sous forme de page web, les envoyer par email en pièce jointe,...

Zoho Project est bien connu pour ses solutions bureautiques en ligne. Par contre, il est beaucoup moins pour tous les autres services offerts tels que Zoho Wiki, Zoho Share, Zoho Meeting, Zoho DB & Reports, Zoho People ou encore Zoho Business.
Zoho Project vous permet de gérer des tâches, recevoir des notifications, associer des documents, les partager avec d'autres utilisateurs, collaborer via un forum, gérer son temps à l'aide d'un agenda par calendrier type Outlook, ou encore découper des projets à l'aide de repères.

Taskii a une version payante et une gratuite. Cette dernière permet de gérer 2 projets avec 10Mo de stockage. Prochainement des versions gratuites (50 projets, 4Go de stockage) seront proposées pour les écoles et associations.
Il est disponible en ligne mais il est possible de le développer sur son propre serveur. (Compatible avec Firefox 2 et 3, Safari, Internet Explorer 7 (pas les versions inférieures), Opéra et Chrome).

ProjectPier est une application PHP open source et gratuite (dérivé de activeCollab devenu payant) permettant de gérer des taches, des projets et des équipes au travers d'une interface intuitive. ProjectPier aide permet de mieux communiquer, collaborer et accomplir des taches. Les fonctionnalités disponibles sont similaires aux produits commerciaux de groupware/gestion de projet, mais avec la liberté offerte par un hébergement sur vos propres serveurs.

Planzone est une solution en ligne pour améliorer le travail en équipe On y trouve un gestionnaire de listes de Todos, un calendrier, un wiki, un système d'alerte par email et bien entendu la possibilité de partager des documents. Beaucoup de solutions existent. Ce qui semble différencier Planzone c'est sa facilité d'usage et la possibilité de travailler sur plusieurs projets en parallèle.

BaseCamp est un service web 2.0 de gestion de projets en ligne. Il apporte une réponse à des besoins de base de projets. Il permet de Communiquer au sein du groupe de travail, d'identifier les actions à accomplir pour mener à bien le projet, planifier les échéances, connaître les différents acteurs un moyen de les contacter, effectuer un suivi.
Il contient une plateforme de blog interne permettant une communication publique centrale sur le projet. Le bloggeur/acteur du projet qui souhaite communiquer sur le projet dispose d'un point central pour informer de ses idées, ses avancées, ses problèmes... De plus il a la possibilité de notifier les personnes participant au projet par mail.
Un gestionnaire de listes de tâches (to-do lists) permet d'avoir une vue claire sur qui fait quoi.
Un planning d'échéances (milestones) permet de voir où l'on se situe par rapport à la planification initiale et par rapport aux prochains événements.
Un tableau d'écriture collaborative (writeboard) permet de faire évoluer un contenu à la manière d'un wiki (versionning).
Une liste des personnes participant au projet avec leur responsabilité et les informations de contacts. Il est même possible de rajouter une photographie qui accompagnera nos commentaires sur la plateforme de blog.
On y trouve également un moteur de recherche intégré et un flux RSS personnalisé.

OpenProj peut aisément remplacer Microsoft Project ou toutes autres solutions payantes. La compatibilité avec les produits de grandes renommées comme Microsoft Office ou Primavera, Projet-ON-Demand et autres fait de OpenProj une solution vers laquelle se tourne des milliers d'utilisateurs actuellement. Il est à noter que le soft a besoin de la machine virtuelle Java pour fonctionner.

Collabtive est une application publiée sous licence GPL. Particulièrement simple, intuitive et agréable, elle permet la gestion de projets, de jalons, de tâches, et suivi des temps...

Elle est multilingue (chinois simplifié, croate, danois, anglais, français, allemand, italien) et bénéficie d'un système de messagerie interne et d'une structure modulaire, laissant la possibilité à la communauté d'enrichir l'application.

Elle permet d'importer BaseCamp et la communauté est en train de travailler sur l'import de fichier MS Project, déjà disponible dans d'autres logiciels libres tel que OpenProj.

DotProject permet un véritable suivi de projets de manière collaborative grâce à son interface Web et sa gestion des acteurs (clients, fournisseurs, sous-traitants, ...).
Semblable dans sa conception à PhpCollab, son interface est simple, claire et pratique, ce qui en fait un outil idéal pour gérer plusieurs projets complexes en même temps.
Il offre la gestion des utilisateurs et les permissions, la gestion de bugs liés au projet et notification par mail, une interface gestion Client/Compagnie, liste des projets et affichage hiérarchique des taches et sous tâches et permet une visualisation graphique du projet. Il répertorie les fichiers attachés aux projets, les contacts partagés et l'utilisation d'un calendrier privé ou partagé ainsi qu'un forum de discussion liés à chaque projet.
Les modules standards peuvent être enrichis de nombreux modules optionnels tels qu'un Backup (pratique) ou encore Helpdesk qui sont vraiment très performants. Un module de traduction en français est disponible également. À ce jour, il n'existe que quelques rapports. Mais, avec une petite connaissance du PHP, il est facile d'enrichir et de personnaliser le module.
DotProject nécessite Apache, PHP et MySql. L'installation n'est pas automatisée, ce qui pourrait en rebuter plus d'un, car il faut installer une base MySQL et configurer manuellement, mais cela reste malgré tout assez simple.

EGroupware permet de gérer vos contacts, vos rendez-vous, vos taches, et bien plus encore. Il est conçu nativement avec une interface Web qui vous permet d'accéder à vos données de n'importe quel plateforme sur la planète. Vous avez le choix d'accéder au serveur EGroupware avec votre client groupware préféré (Kontact, Evolution, Outlook) ainsi qu'avec votre téléphone portable ou autres applications. Il supporte 25 langues et est indépendant de la plate-forme. Le serveur fonctionne sur Linux, Mac, Windows et bien d'autres systèmes d'exploitation. Du côté client, vous avez juste besoin d'un navigateur web tels que Firefox, Internet Explorer et d'autres.

Redmine offre la gestion de multi projets et permet de donner des droits différents aux utilisateurs. Il donne des rapports de bugs, un wiki multi projets est à disposition ainsi que des forums. Les news sont accessibles par RSS / ATOM ou encore par notification via mail. On y trouve un gestionnaire de feuilles de route, un calendrier ou encore l'historique du projet. Il est disponible en 25 langues et peut gérer plusieurs bases de données (MySQL, PostgreSQL ou SQLite)

Agora-project (voir l'article Partage et collaboration, quelle belle mode !sur mon blog)

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