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L'email est devenu un outil courant pour les technophiles que nous sommes mais l'utiliser intelligemment est aussi y porter une attention particulière tout comme se souvenir qu'il existe des règles communément acceptées du bon usage du courrier électronique. Pour les EPN, leurs publics et les internautes, voici 3 ressources intéressantes sur les us et coutumes de l'email :

Utilisation du courrier électronique : 10 règles d'or

Les collégiens du blog collectif et coopératif CICLA71 signalent une ressource intéressante du SICEP de l'Académie de Dijon (en charge de la sécurité du réseau informatique académique, Ministère de l'Education Nationale, France), à savoir une plaquette gracieusement téléchargeable intitulé "TIC sur Dix" (au format pdf) dont un point est consacré aux convenances d'usages du courrier électronique :

"Utilisez correctement la messagerie"

1. Cibler votre message : L'objet doit refléter le contenu de votre message. Lesmessage. Les spam et les virus envahissent nos boîtes aux lettres, et c'est souvent grâce au texte figurant dans l'objet que l'on peut faire un premier tri.

2. Soigner le contenu : Soyez prudent dans vos formulations : vos messages vous engagent. Etre bref et concis ne dispense pas d'être courtois.

3. Envoyer une pièce jointe : Signaler la dans le corps de votre message pour éviter toute ambiguïté sur la nature de ce fichier (spam).

4. Faire attention à la taille des fichiers que vous envoyez. Un message trop lourd peut être rejeté par le serveur de messagerie.

5. Vérifier le contenu et l'adresse des destinataires de votre mel! Notamment lorsque vous répondez à un message d'une liste de diffusion, vérifier bien que l'adresse est celle de l'auteur (réponse en privé) ou l'adresse de la liste (l'ensemble des personnes inscrites).

6. Penser que la sécurité sur Internet n'est jamais garantie : L'envoi d'un mail peut être comparable à l'envoi d'une carte postale, il peut donc être lu par d'autres personnes.

7. Etre bref : plus votre message sera long, et moins il sera lu !!

8. Donner toutes les citations, références et sources et respectez les accords de Copyright...

9. N'oubliez pas que le mél n'est pas une messagerie instantanée. N'attendez pas de réponse immédiate.

10. Que faire pour prévenir l'infection : Ne pas activer l'ouverture automatique des pièces jointes ; Ne pas baser toute sa confiance sur des solutions techniques telles que l'antivirus, l'anti-spam.

Bien gérer son courriel : ça s'apprend!

L'Arobase est un site ressource à connaître sur tout ce qui concerne le courrier électronique (solutions logicielles, comparatifs de webmails, tutoriels, astuces...). Il est complété par un blog d'actualités.

Dans sa section "L'Ecole du mail", l'Arobase propose des clés pour bien maîtriser le courrier électronique... Ces modes d'emploi constituent des mini-guides comme :

• Les 5 règles d'or du courriel : Adoptez le bon style ; Privilégiez l'efficacité ; Ne laissez pas traîner partout votre adresse ; Méfiez-vous des messages suspects ; Protégez-vous!
• L'e-mail pour les enfants : Comment laisser communiquer les plus jeunes par courrier électronique en toute sécurité : Quelles précautions prendre ? Y a-t-il des webmails ou logiciels de messagerie pour les enfants ? Les notions à partager avec votre enfant,
• Et le module organisationnel Bien gérer son courriel : "Où donner de la tête devant le flot d'e-mails reçus quotidiennement ? Suivez nos conseils pour mieux vous organiser !" en 4 conseils clés :  Commencez par faire le ménage ; Réservez-vous des plages horaires pour l'e-mail ; Hiérarchisez les courriels ; Répondez avec efficacité sans oublier un point essentiel : En cas de pétage de plomb...

La bonne utilisation de l'e-mail

Le MEDEF (organisation du patronnat français) a récemment publié le guide "La bonne utilisation de l'e-mail dans l'entreprise" dans sa série Accompagner. Ce document de 70 pages (en pdf) librement téléchargeable propose 10 fiches pratiques illustrées très plaisantes à la lecture. (Via Christian Bensi).

Ce guide présente un aperçu de l'ensemble des sujets liés à l'usage de l'email et des points clés correspondant ainsi qu'un glossaire et une liste de sites Web utiles.

Les 10 fiches :

• Les règles de bonnes pratiques de l'e-mail afin d'augmenter sa productivité,
• Les limites de l'usage de l'e-mail, au profit des autres outils de communication et de collaboration,
• Usages en mobilité,
• Les aspects juridiques liés à l'utilisation de l'e-mail,
• L'intérêt de l'e-mail comme outil marketing,
• E-mail et archivage
• Que faire face aux comportements déviants ?
• L'utilisation de l'e-mail sécurisé : chiffrement, signature
• Les architectures nécessaires, ainsi que les choix possibles
• Les smileys :-)
• + Les 12 points à retenir pour le bon usage de l'e-mail.